Salonda stok, sayıldığı gün kadar doğrudur.

Salonun aldığı ürünlerin bir kısmı danışana satılır, bir kısmı bakım sırasında tükenir. İkisi aynı faturayla gelir, aynı kutudan çıkar; ama salon açısından iki ayrı iştir.

Satılan ürünün kendi fiyatı vardır ve satıldığı anda kasaya para girer. Bakımda tükenen ürün ise hizmetin içinde erir; danışan onu ayrıca ödemez, ürün hizmetin maliyetine yazılır.

Ayrım yapılmadığında ürün tek yığın olur. Ay sonunda ne kadar ürün gittiği bilinir, ne kadarının satıldığı bilinmez.

Kapalı ürünü saymak kolaydır: adet ya tutar ya tutmaz. Zor olan açılmış üründür; açılan kutu adet olarak hâlâ birdir, içinde ne kaldığı belirsizdir.

Pratik yol, açılanı açıldığı gün stoktan düşmektir. Kutu kayıttan çıkar, kalanı personelin elindeki kullanım payı olur; sayımda yalnız kapalı kutular sayılır.

Böylece sayım tartışmalı olmaktan çıkar. Kimse yarım kutuya bakıp göz kararı bir sayı yazmak zorunda kalmaz.

Ürün eksildiğinde ilk akla gelen kayıptır; oysa asıl sorun kaydın hiç tutulmamasıdır. Kutuyu açan kişi bunu bir yere yazmadığında eksik ancak sayım gününde ortaya çıkar ve o gün kimin ne kullandığı hatırlanmaz.

Kural tek cümle olmalı: açan yazar. Tarih, ürün ve açan kişi; üç bilgi yeterlidir. Bu kayıt personeli denetlemek için değil, hangi bakımın ne kadar ürün harcadığını bilmek için tutulur.

Kaydın yeri kâğıt da olabilir, ekran da. Önemli olan kuralın herkes için aynı olması; yeni gelen personel de ilk gün aynı şeyi öğrenir.

Sayımın sıklığı için tek bir doğru yok; ürüne göre değişir. Hızlı tükenen ve sık sipariş verilen üründe aralık kısalır, seyrek kullanılanda uzar.

Aralığı seçerken tek soru sorun: iki sayım arasında bir ürünün bitip haberinizin olmaması mümkün mü. Cevap evetse aralık uzundur.

Sayımın günü de sabit olsun. Belirsiz aralıkla yapılan sayım bir öncekiyle karşılaştırılamaz; fark çıktığında bunun bir kerelik mi yoksa süregelen bir şey mi olduğu anlaşılmaz.

Raf ürünü adediyle değil, ne zamandır durduğuyla değerlendirilir. Beş kutu çok değildir; altı aydır duran beş kutu çoktur.

Bunun için her ürünün iki tarihini bilmek yeterli: rafa girdiği gün ve en son satıldığı gün. Aradaki mesafe açılıyorsa o üründen yeni sipariş verilmez, önce duran adet erir.

Kozmetik ürünün ambalajında saklama koşulu ve tarih bilgisi yazar. Raf ürününde bu bilgi de takip edilir; uzun duran kutu bir noktadan sonra satılamaz hâle gelir.

Sipariş kararı üç bilgiye bakar: elde ne kadar var, ne hızda tükeniyor, tedarikçi ne kadar sürede getiriyor. Üçü de bilinmiyorsa sipariş hafızayla verilir; hafıza ise yalnız bitmiş ürünü hatırlar.

Doğru an, ürün bitmeden önce ve teslim süresi kadar erkendir. Sipariş listesini sayım gününe bağlamak işi kolaylaştırır: saydığınız gün eksiği zaten görürsünüz, listeyi aynı gün çıkarırsınız.

Gelen ürünün fişi de geldiği gün kaydedilsin. Fişi bekleyen kutu rafta durur ama gider kaydında görünmez; ay sonunda hem stok hem harcama eksik okunur.