Wie verfolgt man Produkte und Bestand in einem Salon?

In drei Schritten: das Produkt nach seiner Aufgabe trennen, eine geöffnete Packung am Tag des Öffnens aus dem Bestand nehmen und in festen Abständen zählen. Ein in der Behandlung verbrauchtes Produkt wird von einem im Regal verkauften getrennt; verschlossene Packungen werden gezählt, offene auf einer eigenen Zeile geführt. Das Ergebnis wird mit dem Datensatz verglichen, und wiederholt sich die Differenz, wird der Abstand verkürzt.

Muss ich das in der Behandlung genutzte vom verkauften Produkt trennen?

Ja, weil es verschiedene Aufgaben des Salons sind. Ein im Regal verkauftes Produkt hat seinen eigenen Verkaufspreis und bringt Geld in die Kasse; ein in der Behandlung verbrauchtes löst sich in der Leistung auf, und die Kundin zahlt es nicht gesondert. Ohne Trennung wissen Sie zum Monatsende nicht, wie viel verkauft wurde und wie viel in Behandlungen ging.

Wie oft soll ich Inventur machen?

Das Produkt bestimmt den Abstand, eine einzige richtige Häufigkeit gibt es nicht. Schnell verbrauchte Produkte zählen Sie oft, selten genutzte in längeren Abständen. Der Maßstab: kann ein Produkt zwischen zwei Zählungen ausgehen, ohne dass Sie es merken, ist der Abstand zu lang. Halten Sie den Zähltag fest, sonst lassen sich zwei Zählungen nicht vergleichen.

Wie verfolge ich, wie viel in einer geöffneten Packung ist?

Versuchen Sie nicht, eine geöffnete Packung als Stück zu führen. Praktisch ist, sie am Tag des Öffnens aus dem Bestand zu nehmen und offene Produkte auf einer eigenen Zeile zu halten. So werden bei der Zählung nur verschlossene Packungen gezählt und die Zahl bleibt unstrittig. Von demselben Produkt jeweils nur eine Packung offen zu lassen, hilft ebenfalls.

Wann soll ich Produkte bestellen?

Bevor das Produkt ausgeht, um die Lieferzeit Ihres Lieferanten früher. Die Entscheidung stützt sich auf drei Dinge: wie viel vorhanden ist, wie schnell es weggeht und wie lange die Bestellung braucht. Binden Sie die Bestellliste an den Zähltag, liegen die Lücken ohnehin vor Ihnen. Erfassen Sie den Beleg eingehender Ware am Tag des Eingangs; sonst steht die Packung im Regal, erscheint aber nicht in den Ausgaben.

Was unterscheidet ein Bestandsheft von einem Datensatz?

Ein Heft ist ein einziges Exemplar und liegt meist bei einer Person; ist sie nicht da, weiß niemand, was übrig ist. Im Datensatz stehen Name, Preis und Stückzahl des Produkts an einem Ort, und alle im Team lesen dieselbe Zeile. Gezählt wird weiterhin von Ihnen; die Aufgabe des Datensatzes ist, eine Zahl zu liefern, mit der Sie Ihre Zählung vergleichen.

Der Bestand im Salon stimmt nur so gut wie der Tag der Zählung.

Ein Produkt hat im Salon zwei Aufgaben: eines wird in der Behandlung verbraucht, eines im Regal verkauft. Solange Sie beide nicht trennen, lässt sich keine Bestandszahl lesen.

Die zwei Aufgaben eines Produkts im Salon

Ein Teil der Produkte, die ein Salon einkauft, wird an Kundinnen verkauft, ein Teil in der Behandlung verbraucht. Beide kommen auf derselben Rechnung und aus derselben Kiste; für den Salon sind es zwei verschiedene Aufgaben.

Ein verkauftes Produkt hat seinen eigenen Preis, und im Moment des Verkaufs geht Geld in die Kasse. Ein in der Behandlung verbrauchtes Produkt löst sich in der Leistung auf; die Kundin zahlt es nicht gesondert, es geht in die Kosten der Leistung.

Ohne diese Trennung wird das Produkt ein einziger Haufen. Zum Monatsende wissen Sie, wie viel Produkt weg ist, aber nicht, wie viel davon verkauft wurde.

Ein im Regal verkauftes Produkt hat seinen eigenen Verkaufspreis
Ein in der Behandlung verbrauchtes Produkt löst sich in der Leistung auf
Wird dasselbe Produkt für beides genutzt, wird es getrennt erfasst
Ohne Trennung sehen Sie nicht, welche Seite Geld bringt

Verschlossene Packungen werden gezählt, offene geschätzt

Ein verschlossenes Produkt zu zählen ist leicht: die Stückzahl stimmt oder sie stimmt nicht. Schwierig ist die geöffnete Packung; sie ist als Stück immer noch eins, und was darin ist, bleibt unklar.

Praktisch ist, eine geöffnete Packung am Tag des Öffnens aus dem Bestand zu nehmen. Die Packung verlässt den Datensatz, und der Rest wird zum Arbeitsvorrat in der Hand des Personals; bei der Zählung werden nur verschlossene Packungen gezählt.

Damit ist die Zählung nicht mehr strittig. Niemand muss auf eine halbe Packung sehen und eine Zahl nach Augenmaß schreiben.

Verschlossene Packungen werden als Stück gezählt
Eine geöffnete Packung geht am Tag des Öffnens aus dem Bestand
Offene Produkte werden auf einer eigenen Zeile geführt
Von demselben Produkt bleibt jeweils nur eine Packung offen

Wer hat geöffnet, wer hat genutzt

Fehlt Produkt, denkt man zuerst an Verlust; das eigentliche Problem ist meist, dass gar nichts erfasst wurde. Hat die Person, die die Packung geöffnet hat, es nirgends notiert, fällt der Fehlbestand erst am Zähltag auf, und dann erinnert sich niemand, wer was genutzt hat.

Die Regel sollte ein Satz sein: wer öffnet, schreibt es auf. Datum, Produkt und die öffnende Person; drei Angaben genügen. Dieser Eintrag dient nicht der Kontrolle des Personals, sondern der Frage, wie viel Produkt eine Behandlung verbraucht.

Der Eintrag kann auf Papier oder auf einem Bildschirm liegen. Wichtig ist, dass die Regel für alle gleich ist; auch neues Personal lernt am ersten Tag dasselbe.

Wer die Packung öffnet, erfasst es am selben Tag
Der Eintrag enthält Datum, Produkt und die öffnende Person
Er dient dem Verbrauch, nicht der Aufsicht
Neues Personal lernt dieselbe Regel am ersten Tag

Das Produkt bestimmt den Zählabstand

Für die Häufigkeit der Zählung gibt es keine einzige richtige Antwort; sie hängt vom Produkt ab. Bei etwas, das schnell zur Neige geht und oft bestellt wird, verkürzt sich der Abstand; bei selten Genutztem verlängert er sich.

Stellen Sie bei der Wahl des Abstands eine Frage: kann zwischen zwei Zählungen ein Produkt ausgehen, ohne dass Sie es merken? Lautet die Antwort ja, ist der Abstand zu lang.

Legen Sie auch den Tag der Zählung fest. Eine in unregelmäßigen Abständen durchgeführte Zählung lässt sich nicht mit der vorigen vergleichen; taucht eine Differenz auf, ist nicht erkennbar, ob sie einmalig ist oder anhält.

Ein schnell verbrauchtes Produkt wird häufiger gezählt
Der Zähltag ist fest, nicht nach Gefühl
Das Ergebnis wird mit der Stückzahl im Datensatz verglichen
Eine Differenz ist normal, eine wiederkehrende ist ein eigenes Thema

Das Alter des Produkts im Regal

Regalware beurteilt man nicht nach der Stückzahl, sondern danach, wie lange sie schon steht. Fünf Packungen sind nicht viel; fünf Packungen, die seit sechs Monaten stehen, sind viel.

Dafür genügen zwei Daten je Produkt: der Tag, an dem es ins Regal kam, und der Tag des letzten Verkaufs. Wächst der Abstand, bestellen Sie von diesem Produkt nichts nach; lassen Sie zuerst den stehenden Bestand abschmelzen.

Auf der Verpackung eines Kosmetikprodukts stehen Lagerbedingungen und Datumsangaben. Auch das wird bei Regalware verfolgt; eine lange stehende Packung wird ab einem Punkt unverkäuflich.

Der Tag im Regal und der Tag des letzten Verkaufs werden geführt
Von lange stehender Ware wird nicht nachbestellt
Lagerbedingungen und Datum auf der Verpackung werden verfolgt
Unverkaufte Ware nimmt neuer Ware den Platz im Regal

Bestellt wird, bevor es ausgeht

Eine Bestellentscheidung sieht auf drei Dinge: wie viel vorhanden ist, wie schnell es weggeht und wie lange der Lieferant braucht. Ist keines davon bekannt, wird aus dem Gedächtnis bestellt, und das Gedächtnis erinnert nur, was schon aus ist.

Der richtige Moment liegt vor dem Ausgehen, um die Lieferzeit früher. Die Bestellliste an den Zähltag zu binden macht es leichter: am Tag der Zählung sehen Sie die Lücken ohnehin, also erstellen Sie die Liste am selben Tag.

Erfassen Sie den Beleg eingehender Ware ebenfalls am Tag des Eingangs. Eine Packung, deren Beleg noch wartet, steht im Regal, erscheint aber nicht in den Ausgaben; zum Monatsende werden Bestand und Ausgaben zu niedrig gelesen.

Vorrat, Verbrauchstempo und Lieferzeit werden zusammen betrachtet
Die Bestellliste entsteht am Zähltag
Positionen desselben Lieferanten werden zu einer Bestellung gebündelt
Der Beleg eingehender Ware wird am Tag des Eingangs erfasst

Häufige Fragen

Wie verfolgt man Produkte und Bestand in einem Salon?: In drei Schritten: das Produkt nach seiner Aufgabe trennen, eine geöffnete Packung am Tag des Öffnens aus dem Bestand nehmen und in festen Abständen zählen. Ein in der Behandlung verbrauchtes Produkt wird von einem im Regal verkauften getrennt; verschlossene Packungen werden gezählt, offene auf einer eigenen Zeile geführt. Das Ergebnis wird mit dem Datensatz verglichen, und wiederholt sich die Differenz, wird der Abstand verkürzt.
Muss ich das in der Behandlung genutzte vom verkauften Produkt trennen?: Ja, weil es verschiedene Aufgaben des Salons sind. Ein im Regal verkauftes Produkt hat seinen eigenen Verkaufspreis und bringt Geld in die Kasse; ein in der Behandlung verbrauchtes löst sich in der Leistung auf, und die Kundin zahlt es nicht gesondert. Ohne Trennung wissen Sie zum Monatsende nicht, wie viel verkauft wurde und wie viel in Behandlungen ging.
Wie oft soll ich Inventur machen?: Das Produkt bestimmt den Abstand, eine einzige richtige Häufigkeit gibt es nicht. Schnell verbrauchte Produkte zählen Sie oft, selten genutzte in längeren Abständen. Der Maßstab: kann ein Produkt zwischen zwei Zählungen ausgehen, ohne dass Sie es merken, ist der Abstand zu lang. Halten Sie den Zähltag fest, sonst lassen sich zwei Zählungen nicht vergleichen.
Wie verfolge ich, wie viel in einer geöffneten Packung ist?: Versuchen Sie nicht, eine geöffnete Packung als Stück zu führen. Praktisch ist, sie am Tag des Öffnens aus dem Bestand zu nehmen und offene Produkte auf einer eigenen Zeile zu halten. So werden bei der Zählung nur verschlossene Packungen gezählt und die Zahl bleibt unstrittig. Von demselben Produkt jeweils nur eine Packung offen zu lassen, hilft ebenfalls.
Wann soll ich Produkte bestellen?: Bevor das Produkt ausgeht, um die Lieferzeit Ihres Lieferanten früher. Die Entscheidung stützt sich auf drei Dinge: wie viel vorhanden ist, wie schnell es weggeht und wie lange die Bestellung braucht. Binden Sie die Bestellliste an den Zähltag, liegen die Lücken ohnehin vor Ihnen. Erfassen Sie den Beleg eingehender Ware am Tag des Eingangs; sonst steht die Packung im Regal, erscheint aber nicht in den Ausgaben.
Was unterscheidet ein Bestandsheft von einem Datensatz?: Ein Heft ist ein einziges Exemplar und liegt meist bei einer Person; ist sie nicht da, weiß niemand, was übrig ist. Im Datensatz stehen Name, Preis und Stückzahl des Produkts an einem Ort, und alle im Team lesen dieselbe Zeile. Gezählt wird weiterhin von Ihnen; die Aufgabe des Datensatzes ist, eine Zahl zu liefern, mit der Sie Ihre Zählung vergleichen.

Dieser Ratgeber beschreibt betriebliche Praxis und ist keine Steuerberatung. Kennzeichnung, Lagerung und Dokumentation der von Ihnen verkauften Kosmetikprodukte sind ein eigenes Thema; fragen Sie zu Ihren Pflichten das Unternehmen, bei dem Sie einkaufen, und zu Rechnungsstellung und Steuer Ihre Steuerberatung.

Damit Sie Stückzahlen nicht im Kopf behalten

In Bi'Salon steht ein Produkt wie eine Leistung oder ein Paket auf seiner eigenen Karte: Name, Beschreibung, Farbe, Preis, Steuer und Bestandsmenge gehen in dasselbe Formular. Im Reiter Produkte zeigt jede Zeile Name, Bestand, Preis, Steuer und Aktiv; Sie grenzen die Liste ein, indem Sie der Bestandsspalte ein Minimum und Maximum geben. Was Sie für das Produkt gezahlt haben, steht samt Lieferant auf dem Ausgabenbeleg.

Produktkarte ansehen